FactuurSturen.nl Help

Hoe kan ik banktransacties verwerken?

De ontwikkelaars van FactuurSturen.nl hebben het automatisch herkennen en verwerken van banktransacties naar een nieuw niveau getild. Je zult nergens anders zo snel en foutloos je banktransacties kunnen koppelen aan de bijbehorende facturen. Om je uit te leggen hoe dit in z'n werk gaat, hebben we deze stap-voor-stap handleiding geschreven.

Downloaden

Om te beginnen hebben we een export nodig met de transacties van je bankrekening. Hoe het downloaden hiervan in z'n werk gaat verschilt per bank, maar vaak zit deze optie onder een knop "downloaden". Je kunt een periode opgeven en een bestandsformaat kiezen. Kies je gewenste periode en als bestandsformaat het CAMT.053 XML-formaat. Als alternatief kun je voor een MT940-formaat of CSV-formaat kiezen. Sla dit bestand op je computer op en log vervolgens in op FactuurSturen.nl.

We adviseren om het CAMT.053 XML-formaat te gebruiken. Dit formaat bevat namelijk de meeste informatie per transactie wat de verwerking ten goede komt.

Importeren

Log in en volg deze stappen:
Importeren Bankafschriften

Hier kun je het bestand wat je zojuist gedownload hebt uploaden waarna deze door ons geavanceerde detectieprogramma zal worden ingelezen. Voor elke transactie proberen we de bijbehorende factuur of facturen te vinden. Dit gebeurt aan de hand van een score systeem. Als we 100% zeker zijn dat een betaling bij een specifieke factuur hoort krijgt deze een 100% score. Zijn we niet zeker, omdat bijvoorbeeld het bedrag niet overeenkomt, dan krijgt een factuur een lagere score. Zowel bij- als afschrijvingen worden verwerkt en ook deel- en verzamelbetalingen worden herkend.

Gebruik voor je uitgaande facturen klant- en factuurnummers langer dan 4 karakters. Op die manier krijgen facturen een hogere score wanneer deze nummers in het omschrijving veld voorkomen van de bank transactie.

Vervolgens krijg je van ons een overzicht van alle transacties, verdeeld in drie groepen. Je kunt bovenaan de pagina de diverse groepen aan- en uitzetten zodat deze wel of niet getoond worden.

Aandacht vereist

De eerste groep is "Aandacht vereist". Deze groep bevat de transacties die minder dan 100% score (1) hebben, maar waar we wel enige overeenkomsten hebben kunnen vinden. De overeenkomsten hebben we lichtgroen (2) gearceerd zodat je in één oogopslag kunt zien wat overeenkomt. Hier kun je de transactie handmatig aan één of meerdere facturen koppelen door een vinkje voor de factuur te plaatsen (3). Doe je dit niet dan negeren we de transactie bij het verwerken.

In bovenstaand voorbeeld zie je een betaling van 232,32 euro aan "ZIGGO B.V." op 01-10-2015. De transactiegegevens staan bovenaan in het oranje. Daaronder staan de mogelijke matches. De naam van de crediteur en de transactiedatum komen overeen, maar het bedrag en factuurnummer komen niet overeen. Daarom krijgt de factuur maar een 30% score.

100% match

De tweede groep is "100% match". Hierin staan alle transacties waarvan we helemaal zeker zijn dat we de juiste match hebben kunnen maken. Hier kun je even doorheen bladeren maar je hoeft in principe niets met deze groep te doen.

Geen match

Dit is de laatste groep. Hier vind je transacties waar we geen enkele overeenkomst met openstaande facturen hebben kunnen detecteren. Dit kunnen betalingen zijn voor facturen die nog niet in het systeem aanwezig zijn of betalingen voor facturen die reeds als voldaan gemarkeerd staan. Ook pinbetalingen of geldopnames bij een geldautomaat staan in deze groep. Met deze transacties kun je verder niets doen. We geven ze alleen weer ter informatie.

Verwerken

Wanneer je de "Aandacht vereist" groep hebt doorlopen is het tijd om de transacties te verwerken. Dit doe je door op de blauwe "Verwerk x items" knop te drukken. We markeren alle gemarkeerde facturen dan als voldaan en slaan het bankrekeningnummer bij de debiteur of crediteur op, zodat we in de toekomst nog betere scores kunnen geven.

Klaar

Dat was het, je banktransacties zijn verwerkt. Je kunt nu de export van de bank verwijderen van je computer. Wij slaan je transactie export niet op, na verwerking is deze niet meer in ons systeem aanwezig.

Kunnen we je verder helpen? Stuur gerust een e-mailtje naar

Uitmuntende score
Gewaardeerd door gebruikers met
4.8 van 5 sterren
Maximaal haalbare score
Score SSL beveiliging
A+
Op en top beveiligd
Beveiliging Web en Mail
Gouden Factuur
Winnaar Gouden Factuur
Categorie B2B Facturatie
Gouden Factuur

Door ondernemers, voor ondernemers

Wij gebruiken het zelf ook :)

Meld je gratis aan

Heb je een vraag?

Laat het ons weten op en we reageren zo snel mogelijk.

Kijk ook zeker even in onze help-sectie waar wellicht al een antwoord staat.

Volg onze updates

Blijf op de hoogte van nieuwe features en ontwikkelingen rondom facturatie. Zonder spam, beloofd.

Facebook.com/FactuurSturen
@factuursturennl

Huidige systeemversie 2.11.7

De laatste update van ons systeem is van 11-12-2017. En we zijn alweer druk bezig met de volgende versie.

Lees onze versiegeschiedenis